Zoeken
  • Gidion Peters

Kantoorinrichting en Virtual Reality: 3 grote kansen op een rij

Het kantoor zal nooit meer hetzelfde zijn. Dat weten we inmiddels allemaal en toch is het moeilijk voor te stellen hoe dat nieuwe kantoor er dan uitziet in de wereld van hybride werken. De nieuwe kantoorinrichting zal grote consequenties hebben voor hoe we werken, maar ook voor mobiliteit en de vitaliteit van (binnen)steden. Zonder een te grote broek aan te trekken over de toekomst van het kantoor, wil ik een belangrijke component van dat nieuwe kantoor uitlichten. In deze blogpost neem ik je daarin mee aan de hand van 3 grote kansen voor kantoorinrichting met Virtual Reality.



Samenwerken in VR: een nieuwe gewoonte

Op dit moment hebben we de kans om kantoren klaar te maken voor een wereld waarin we stap voor stap het bekende computerscherm gedag zeggen. De transitie van de 2D wereld naar de 3D wereld is gaande. Dat blijkt onder andere uit de visie van Meta, de nieuwe moedermaatschappij van Facebook die samenwerken via Virtual Reality centraal stelt. Wij geloven ook in die visie, zij het onafhankelijk van een specifiek platform, zoals dat van Meta. VR gaat het samenwerken en daarmee kantoren, definitief veranderen. Dat maakt het des te belangrijker om daarop te anticiperen. Vanuit onze ervaring bij het toepassen van VR in kantoren en daarbuiten, zet ik een aantal kansen op een rij voor het verbinden van de wereld van het kantoor met de 3D wereld van VR.


Het concept: VR als 4e ruimte

Voordat we in deze kansen duiken, eerst een korte uitleg van wat VR voor teamsamenwerking kan betekenen. Zoals we inmiddels gewend zijn, kun je vanuit 3 ruimtes samenwerken:

  1. De bekende werkplek thuis

  2. De werkplek of flexplek op kantoor

  3. De gedeelde ruimte (denk aan Seats2Meet of Starbucks)

Inmiddels ontstaat er met de 3D werelden van VR, een 4e ruimte. Dit is de ruimte die je betreedt zodra je de VR-headset opzet. Het is een wereld die je volledig vrij in kan vullen: of je nu wil samenwerken op een strand, bij een virtuele koffieautomaat of in een ruimteschip. En of je nu wil brainstormen, ontwerpen of strategie maken, het kan en geeft letterlijk een nieuwe dimensie aan je gesprek. Deze 4e ruimte kun je betreden vanuit elk van de andere drie ruimtes, wat het zo mooi maakt. Tegelijkertijd vraagt het gebruik van de 4e ruimte ook iets van de andere ruimtes: daar draaien de 3 kansen om, waar ik je nu in meeneem.


Kans 1: VR op het thuiskantoor

Samenwerken met je team vanuit huis, zonder vast te zitten in tweedimensionale Teams, Zoom of Google Meet vergaderingen, is dankzij VR heel makkelijk geworden. Om de ervaring met VR zo rijk mogelijk te maken, is het aan te raden om:

  • Een VR-headset te gebruiken die standalone is, dus zonder draden. Hier zijn inmiddels verschillende soorten van verkrijgbaar.

  • Vrije ruimte te houden in het thuiskantoor waarin je rond kan lopen: minimaal 1,5m bij 1,5m. Zo wandel je ook makkelijker in de virtuele wereld rond. Heb je deze ruimte niet? Dan kun je ook vanuit je kantoorstoel in VR werken (dit noemen we stationair werken). Wel fijn als deze kan draaien, zodat je makkelijk 360 graden zicht hebt.

  • Een toetsenbord aan te schaffen dat kan samenwerken met je VR-headset. Op deze manier kun je nog sneller notities maken in VR.

Naar onze ervaring werkt het ‘vergaderen’ in VR erg goed wanneer iedere deelnemer vanuit huis deelneemt. Het is daarmee een gedeeltelijke vervanging en verbetering van videobellen. Soms zul je, nu het hybride werken een vlucht neemt, ook met collega’s samenwerken die in de 1e ruimte (op kantoor) zitten. Het kan ook voorkomen dat zelfs alle deelnemers aan een VR-sessie op kantoor zitten. Daar vertel ik graag meer over in de volgende kans:



Kans 2: VR-booths op kantoor

Wanneer je in 3D samenwerkt, gebruik je ook de fysieke ruimte om je heen meer. Bovendien ontvang je geluid uit de 3D omgeving en praat je terug. Dat maakt dat samenwerken vanuit VR wanneer je op kantoor zit, een nieuw inrichtingsvraagstuk. Onze visie en ervaring is dat hiervoor VR-booths nodig zijn. Zie het als de ouderwetse ‘belhokjes,’ opnieuw uitgevonden voor de 3D wereld. Hoe ziet zo’n VR-booth er dan in praktijk uit?

  • Laten we ermee beginnen dat het leuk is om collega’s te zien samenwerken vanuit VR. Daarom vinden we glazen ruimtes erg geschikt. Wil je meekijken met wat de collega in de booth aan het doen is? Met een TV-scherm aan de wand waarop de beelden vanuit de VR-bril worden doorgestuurd, is dat mogelijk.

  • Net als thuis, is het fijn om ruimte te hebben om vrij in rond te kunnen lopen. Een compacte VR-booth begint bij ongeveer 2,5m bij 2,5m vrije loopruimte. Om ook te kunnen zitten tussendoor, kun je een poef of kantoorstoel toevoegen. En eventueel een (staande) uitklaptafel om spullen of een ‘VR-enabled’ toetsenbord op kwijt te kunnen.

  • Het komt regelmatig voor dat je op locatie samen wil vergaderen in VR. Bijvoorbeeld omdat je samen een een voorstel, een service of een product aan het ontwerpen bent. Dan is het mooi als VR-booths voor meerdere personen toegankelijk zijn. Je kunt dan deelnemen aan hetzelfde gesprek zonder echo en toch fysiek bij elkaar in de buurt zijn. Dat maakt het van belang om VR-booths makkelijk te kunnen opschalen naar gebruik door 2 tot 4 personen. Wil je juist tegelijkertijd deelnemen aan verschillende sessies vanuit een VR-booth en elkaar niet horen? Dan helpt het om te werken met een uitschuifbare tussenwand met akoestische panelen (zie ook de afbeelding).

Ik verwacht dat de VR-booth een standaard onderdeel van de kantoorinrichting wordt. Soms zullen de booths vrij in een kantoor staan, soms zullen bestaande vergaderruimtes worden omgetoverd tot VR-ruimtes. Naast het vergaderen in VR, zijn de booths ook de ideale plek voor verstrooiing: een potje VR-tafeltennis, virtueel vissen of een zeer korte skivakantie.



Kans 3: Het vernieuwen van kantoren met VR

Het inrichten van kantoren is traditioneel het terrein van architecten, facility managers, kantoorontwerpers, meubelboeren en organisatiebureaus. Na een aantal concepten, vergaderingen en budgettair gepingpong leveren zij een masterplan op dat voor de aankomende jaren de inrichting bepaalt. Nu de aard van ons werk zo snel verandert, is dit eigenlijk geen bruikbare werkwijze meer. Kantoren en hun gebruikers hebben behoefte aan flexibiliteit en het regelmatig kunnen doorontwikkelen van hun omgeving. Het is de reden waarom bijvoorbeeld WeWork met sensoren het gebruik van hun ruimtes nauwkeurig en voortdurend in kaart brengt, om op basis daarvan aanpassingen te doen. Los van de privacy vraagstukken daar omheen, is het principe van een ‘levend kantoor’ een mooie. En daar komt de volgende kans voor de toepassing van VR. Namelijk het visualiseren van (de vernieuwing van) kantoorruimtes voor hun gebruikers en andere stakeholders. Denk daarbij aan:

  • Het maken van een 3D model van een nieuwe of vernieuwde kantoorruimte, waarin gebruikers middels VR rond kunnen lopen. In kleine groepen kunnen ze samen het ontwerp beoordelen en zelf aanpassingen doen.

  • Het rondlopen in een lege ruimte met een VR of Augmented Reality bril, om zo te zien hoe een (tussentijds) kantoorontwerp in de fysieke ruimte past.

  • Het bekijken van meerdere alternatieven voor het aanpassen van de eigen kantooromgeving en het samen bepalen van de eerstvolgende gewenste aanpassing van de ruimte.



In onze ervaring is het doorleven van een nieuwe versie van je eigen kantoor een fundamenteel andere ervaring in VR dan met behulp van een vloerindeling in 2D of een 3D model op een computer. Je staat namelijk daadwerkelijk in de ruimte die je gebruikt en/of gaat gebruiken. In de foto hierboven zie je hoe we met een groep gebruikers rondlopen in een leeg kantoor, terwijl zij in hun VR-bril het nieuwe kantoor zien (zie het screenshot hieronder). Hun feedback in de VR-applicatie en in het gesprek daarna, helpt hen om tevreden bewoners te worden van hun nieuwe plek.



De business case voor VR en kantoorinrichting

Wanneer je de bovenstaande kansen leest, kan het erop lijken dat VR vooral een nieuwe kostenpost is. Je hebt er nieuwe hardware voor nodig en aanpassingen van kantoren thuis en op werk. Is dat wel een positieve ‘business case’? Dat er kosten aan verbonden zullen zijn, in termen van kantoorontwerp, advies en realisatie, is duidelijk. De voordelen zijn er echter ook, te beginnen met kwalitatieve voordelen. Het samenwerken in VR is namelijk rijker en blijft beter hangen dan videobellen. Dat heeft te maken met de ruimtelijke werking van ons brein: iemand in VR naast je zien staan betekent dat een gesprek beter is dan wanneer je naar een rechthoekje met een gezicht erin kijkt. Volgens onderzoek van PWC leveren trainingen in VR bovendien 4x meer leerrendement op. Daarnaast zijn er de financiële voordelen. VR maakt thuiswerken een betere ervaring: zo nu en dan kun je met de VR-bril ontsnappen aan de vier muren van het thuiskantoor, wat de noodzaak voor afreizen naar kantoor kleiner maakt. Oftewel, de beweging naar minder vierkante meters op kantoor zet met VR door en bespaart daarmee aanzienlijke kosten, zij het dat er voor een gedeelte daarvan VR-booths voor terugkomen.


Om de kansen van VR voor kantoorinrichting te verzilveren, bouwen we met organisaties VR-booths, showrooms en proeftuinen die VR tot een duurzaam samenwerkingsinstrument maken. Dat is razend leuk om te doen, omdat we er fysiek mee bouwen aan de toekomst van werk. Met bovenstaande kansen nodig ik je uit om ook in (een VR-booth) te stappen en de 4e ruimte te gaan ontdekken!


84 keer bekeken0 reacties

Recente blogposts

Alles weergeven